VALITSE EDULLISIN

Yrityksen työvaatteiden käyttöön, hankintaan ja hallintaan osallistuu usein enemmän kuin yksi henkilö. Laadukkaat työvaatteet ovat osa turvallisuutta ja parantavat työntekijän arkea ja kykyä suoriutuvat työtehtävistään. Yritys tai organisaatio haluaa huolehtia myös siitä, että työvaatteiden menekki ja niiden tarkoituksenmukaisuus säilyy hyväksyttävällä tasolla. Työvaatteiden käyttöä ja niihin liittyviä kustannuksia halutaan seurata, sekä pitää huolta siitä, että esimerkiksi esihenkilöiden tai hankintavastaavien hyväksyntä on haettu ennen työvaatteiden hankkimista.

Edut työntekijälle:

• Helppo ja nopea Proweb-onlinepalvelu vaatteiden tilaamiselle käytössä 24/7 • Vaatteiden toimitus itse valittuun matkahuollon toimipisteeseen, joka voi olla lähellä omaa kotia tai vaikka toisella puolella Suomea sijaitsevaa työmaata.
• Ei ostolupien kyselyä tai työvaatteiden ostamisen delegointia muille 
• Nopea toimitus jopa ylihuomiseksi
• Laadukkaat ja tarpeeseen soveltuvat työvaatteet tunnetuilta tuotemerkeiltä kuten Dimex, Fristads sekä Helly Hansen,
• Vaatteiden koko- ja tuotetiedot tallessa Proweb-onlinepalvelussa
• Mahdollisuus myös ostaa vaatteita omaan käyttöön yrityksen etuhinnalla

Edut yritykselle:

• Ostetaan vain tarpeeseen ja ennalta sovitusta valikoimasta
• Työntekijöiden aikaa ei käytetä tuottamattomaan työhön vaatteiden etsimiseksi tai noutamiseksi
• Vaatteiden sovitussarjat voidaan toimittaa yrityksen tiloihin
• Ei sidottua omaa pääomaa työvaatteisiin
• Ei tarvetta varastoida tai käsitellä työvaatteita yrityksen omissa tiloissa
• Yrityksen työvaateostojen koontiraportit ja tarkennetut raportointi Proweb-järjestelmästä
• Yrityksen brändin kasvu: siistit ja yritykselle logolla brändätyt työvaatteet ovat käyntikortti ja näyteikkuna työntekijöiden liikkuvaessa kentällä työtehtävien parissa
• Vastuullisuus: ostamalla ja kuluttamalla

Edut hankintavastaava ja esihenkilölle

• Yksinkertainen ja nopea työntekijöiden ostojen käsittely ja hyväksyminen
• Reaaliaikainen ja yksityiskohtainen raportointi työvaatehankinnoista
• Räätälöity työvaatevalikoima huomioiden tiimien eri tarpeet
• Laskuihin ja ostoihin liittyvät näkymät ja liitetiedot esimerkiksi laskujen hyväksynnän tueksi
• Työvaatteiden ja työntekijän omaan käyttöön tulevien vaatteiden ostojen helppo erottelu

Tiedätkö mistä työvaatteiden kustannukset syntyvät? Entä pohditko, kuinka työvaatteiden hankinnan kustannuksia voisi vähentää?

Fyysisen työvaatteen, siis esimerkiksi housujen tai työtakin, osuus kokonaiskustannuksista on vain toinen puoli totuudesta. Työvaatehankinnan kokonaiskustannuksia kasvattavat esimerkiksi työntekemisestä poisjäänyt työaika, tuotteiden hävikki sekä tarpeettomat työvaateostot.

Olemme tunnistaneet kipukohtia, joita kehittämällä ja tehostamalla syntyy selvää säästöä tinkimättä työvaatteiden laadusta tai määrästä:

• Työntekijöiden käyttämä aika minimoidaan työvaatteiden hakemiseen ja hankintaan
• Yrityksen omaa pääomaa ei sidota vaatteiden omistamiseen taikka varastointiin
• Pidetään aina oikea määrä juuri oikeanlaisia ja -kokoisia vaatteita saatavilla
• Minimoidaan hävikki
• Nopeutetaan esihenkilöiden tai hankintavastaavien arkea esimerkiksi tilausten hyväksynnän osalta
• Hallitaan koko työvaatehankinnan prosessia: käytössä ovat niin työntekijälle kuin yritykselle näkyvät raportit. Niiden avulla toimintaa johdetaan ja kehitetään

Työvaatehankintoihin kulutetaan työaikaa, eikä sitä kannata käyttää yhtään enempää kuin on tarpeellista. Helppo ja sujuva työvaateprosessi vapauttaa aikaa tuottavampien työtehtävien edistämiseksi, eikä vaatteiden perässä tarvitse ajella ympäri kaupunkia. Toinen keskeinen asia on määrä - järkevällä työvaatteiden hankinnalla turhat ostot jäävät historiaan ja ostetaan vain tarpeeseen. Työvaatemallistot eivät vanhene yrityksen omaan varastoon, eikä ’vääränkokoiset’ vaatteet käyttämättä. Minimoimalla hävikki ja optimoimalla ajankäyttö syntyy merkittäviä kustannussäästöjä.

Organisaatioiden työvaateostot perustuvat usein hankintabudjetteihin sekä yrityksen ja/tai lainssäätäjän määritykseen siitä, millaiset työvaatteet laadultaan ja määrältään sopivat työtehtävien suorittamiseen. Budjettipohjaisen ostamisen kustannukset ovat lähtökohtaisesti 100%, jos kaikki työntekijät noudattavat ja tekevät työvaatehankinnat vuoden aikana. Siis lopputulemana työvaatebudjetti on käytetty kokonaisuudessa.

Olemme raportoineet sadoille asiakkaillemme heidän työvaateostojaan jo usean vuoden ajan. Tutkimalla ostohistoriaa tarkemmin, olemme havainneet merkittävän muutoksen työvaatteiden käyttöiässä: työvaatteiden kiertoajat ovat pidentyneet, koska aikaisemman ”ostetaan kerran vuodessa kaikki uusiksi” -toimintamallin tilalle on tarjottu vaihtoehto, jossa työvaatteen uusiminen tehdään siinä vaiheessa, kun vaate on tullut elinkaarensa päähän. Yksinkertainen syy tähän on sen, että työntekijä voi tehdä hankinnan milloin vain, eikä pakottavaa tarvetta ole käyttää henkilökohtaista hankintabudjettia kalenterivuosittain. Myös tilausjärjestelmään tallentuva ostohistoria näkyy avoimesti sekä työntekijälle sekä hankintavastaavalle, jolloin tarvittaessa organisaation ostopolitiikan vastaiseen käytökseen voidaan reagoida.

Otetaan aito esimerkki suomalaisen pk-yrityksestä. Yrityksen Propalvelun raportointinäkymät antavat faktaa vaatteiden elinkaaren kasvusta: aikaisemman kerran vuodessa (12 kk:n välein) vaihdettujen vaatteen käyttöikä onkin nyt datan mukaan keskimäärin 15 kuukautta. Se tarkoittaa 25 %:n vähennystä työvaatteiden kulutuksessa. Tällä on merkitystä niin taloudellisesti kuin myös ekologisesti.

Panostamme siihen, että yhteistyön käynnistäminen olisi mahdollisimman sujuvaa ja vaivatonta. Tarvittaessa Propalvelu on koko organisaation käytössä jopa samana päivänä.

1. Työvaatteiden hankinnan järkeistäminen alkaa työvaatteiden tarpeen kartoituksella, joka pidetään esimerkiksi 30 minuutin videopalaverina, puhelimessa tai henkilökohtaisena tapaamisena.
2. Seuraavaksi määritellään työvaatteiden valikoima huomioiden tarpeet eri työntekijäryhmien välillä. Tarvittaessa etsimme ja ehdotamme teille sopivia työvaatteita laajasta hankintaverkostostamme. Laadimme kilpailukykyisen tarjouksen valituista tuotteista ja tuoteryhmistä.
3. Propalvelun tilausjärjestelmään luodaan tunnukset organisaation käyttäjille. Ostot voidaan hoitaa keskitetysti esihenkilön toimesta tai sallia työntekijöiden tilaukset. Työntekijöiden tilauksille voidaan määritellä hyväksymiskäytännöt ja hyväksyntä ohjataan organisaatiossa juuri oikealle henkilölle.
4. Vaatteiden painatukset kuten logot ja tekstit tilataan valmiiksi Provestiksen keskusvarastoon. Tuotteiden painatukset tehdään sitä mukaan, kun tilauksia saapuu ja näin ollen vaatteet painatetaan vain tarpeeseen, eikä hukkaa synny. Painatukset toteutetaan laadukkaasti ja nopeasti omassa painossamme tilauspäivänä tai sitä seuraavana arkipäivänä.
5. Toimituksissa käytetään Matkahuollon yli 2000 toimituspisteen verkostoa ja tuotteet toimitetaan usein perille ylihuomiseksi. Tilausvaiheessa voidaan valita tuotteiden toimitusosoite, joka voi olla työpaikan, kotiosoitteen tai vaikka työkohteen lähellä sijaitseva noutopiste.
6. Asiakaspalvelu toimii tilausjärjestelmän kautta, josta voi tiedustella esimerkiksi lisätietoja tuotteista ja tilausten etenemisestä. Yrityksen nimeämillä pääkäyttäjillä on käytössä koko tuoteluettelo, josta he voivat tehdä hankintoja ja tarjouspyyntöjä normaalin valikoiman ulkopuolelta.
7. Raportointi sekä valikoiman ja tilausten hallinta onnistuu tilausjärjestelmässä 24/7. Raportoinnin avulla organisaatio voi todentaa ja seurata toteutuneita ostotapahtumia, joka mahdollistaa työvaatehankintojen johtamisen ja optimoinnin.